Notulen werkgroep PR 24 september 2008

Aanwezig: Jurgen, Pascal, Renco, Annemijn, Melanie (voorzitter), Wouter, Rosalie, Karkau, Maartje, Yaren, Cheyenne (vanaf 8 uur)

Afwezig: er zijn geen afwezigen

1. Opening

Voorzitter Melanie opent de vergadering.

2. Mededelingen en eventuele aanvullende agendapunten

Melanie vraagt hoe het staat met een stukje tekst over de werkgroep PR voor in de werkmap. Maartje gaat dit schrijven en stuurt het via email naar Melanie en Arno.

3.Ingekomen stukken

• Uitnodiging van de burgemeester van Bazou in Kameroen voor een stedenband, hiervoor is wel interesse maar we denken dat we niet aan zijn verwachtingen kunnen voldoen.

4. Notulen vorige vergadering

Jurgen vraagt waar zijn evaluatie is gebleven, Wouter legt uit dat niet was bij te houden en dat het weinig toevoegde. Verder zijn er geen opmerkingen.

5. Website

5a. Server

Het huidige contract loopt in februari 2009 af, John hoopt dat de website tegen die tijd kan worden verhuisd.

5b. Nieuwe poll

Het is Melanie opgevallen dat er nog maar een enkele nieuwe poll in de wachtrij staat en vraagt de leden van PR om een poll te plaatsen voor de volgende vergadering.

5c. Jongin website

Olga heeft gevraagd of de vergadering van de werkgroep PR van december naar 10 december kan worden geplaatst zodat er een vertegenwoordiger van Jongin aanwezig kan zijn. Maartje vraagt of zij dan snackdienst mag hebben, de vergadering stemt toe.

5d. Email

Wouter merkt op dat het nog niet mogelijk is om direct te antwoorden op berichten gestuurd vanaf de emailadressen van de nieuwe leden. Er moet nog iets worden veranderd in de instellingen van deze email accounts.

6. Promotie en public relations

6a. Jaarverslag

John stelt voor om het werkplan tijdens het trainingskamp te bespreken. Melanie stelt voor om het in de agenda van november te zetten. Het wordt besloten om Pascal het te laten inplannen in het programma van het trainingskamp en als dat niet mogelijk is om het in de vergadering te behandelen.

6b. Communicatieplan

Het huidige communicatieplan laat nog wat te wensen over. Olga maakt maakt een nieuwe opzet die aan we werkgroep PR zal worden voorgelegd.

6c. Promotiemateriaal

De beslissing om te kiezen voor truien of shirts was uitgesteld voor na de vakantie, wat dus nu is. Melanie vraagt wat we nu kiezen. Wouter stelt voor om te stemmen. 4 mensen stemmen voor, 3 tegen, 1 lid onthoudt zich. Het is besloten dat er truien zullen worden besteld.

De vraag is nog wat voor ontwerp er op de truien moet komen. Het ontwerp zal worden gebaseerd op dat van de shirts, met dezelfde kleuren: groen op zwart. Wouter stelt voor om de naam op de mouw van de trui te zetten, als dat mogelijk is en iets kleins op de borst, met een verkleinde versie van het de wegwijzer op de achterkant. Rosalie stemt daar mee in. John stelt voor om het ontwerp ongewijzigd te laten, Karkau is het daarmee eens. Maartje wil dat er iets op de voorkant moet komen omdat alleen de mouwen bedrukken modetechnisch onverantwoord is. In de rondvraag zal een beslissing worden genomen over het ontwerp.

6d. Nieuwsbrief

Melanie vertelt dat de nieuwsbrief die om de 6 weken in de Borselse Bode moet verschijnen een nieuw vast punt in de vergadering is. Melanie en Elvira stellen de inhoud vast, welke bestaat uit onder andere weblogberichten van de website.

Wouter is bezorgd over de kwaliteit van enkele van de weblogberichten maar wordt gerustgesteld dat de redactie hier zorg voor draagt.

7. Jongeren Cultuurproject

Maartje zegt dat ze nog naar leden zoekt en dat de oude artikelen moeten worden nagekeken op problemen met de opmaak en verbeterd. Michiel heeft een artikel geschreven over de Ramadan.

John biedt aan om hier naar te kijken. De naam van JSCP moet worden veranderd naar JCP op diverse andere plaatsen op de website.

Elvira biedt aan om als ervaringsdeskundige een artikel over drankgebruik onder jongeren te schijven, wat ze kan combineren met een schoolopdracht.

Pauze

Van 20:21 tot 20:41 is het pauze.

Jurgen gooit met pennen naar de nieuwe leden, Maartje pakt de spekjes die over de datum zijn welke Jurgen ook als munitie gebruikt.

Maartje elektrocuteert zichzelf bij het aan doen van de sfeerverlichting en blijft de rest van de pauze aan haar hand voelen. Wouter geeft het slechte voorbeeld door ook met de taaie spekjes te gaan gooien. Jurgen blijft herrie maken door te brullen en te lachen. Pascal komt terug en stelt voor om Jurgen een spuitje te geven, de meerderheid van de aanwezigen is daar voor. Vice-voorzitter Wouter gooit een stift tegen het hoofd van Jurgen.

8. Taken

Maartje vraagt of er een formulier kan worden gemaakt voor het maken van persberichten, Wouter heeft dit reeds gemaakt, het moet alleen nog op de website worden geplaatst. Het formulier wordt dan automatisch doorgestuurd naar de werkgroep PR en dan naar de communicatiemedewerker van de gemeente Borsele.

Persberichten worden door Wouter, Maartje en Rosalie geschreven. Rosalie gaat de krant lezen voor berichten over de jongerenraad om deze op de website te zetten. Karkau plaatst de vergaderdata in de agenda.

De persvoorlichter van de gemeente is vanaf nu verantwoordelijk voor al het nieuws wat over de jongerenraad naar buiten gaat richting de pers. Arno en Pascal zijn contactpersonen die nieuws kunnen doorgeven aan de persvoorlichter.

8a. Laptop

Jurgen vertelt over een idee om een laptop aan te schaffen voor de jongerenraad om tijdens vergaderingen notulen op te maken en gebruiken tijdens evenementen.

Er wordt over het voorstel gestemd, 5 mensen waren voor, 1 persoon tegen. Het voorstel wordt aangenomen. Pascal schrijft het voorstel voor de jongerenraad.

9. Rondvraag en weblog

Het ontwerp van de truien wordt besproken, Elvira stelt voor om de voorkant leeg te laten. Pascal stelt voor om de namen permanent op de truien te laten drukken. De truien zijn dan wel minder uitwisselbaar. Maartje stelt voor om de naam JongerenraadBorsele.NL op de voorkant te plaatsen in plaats van op de mouwen, klein op de borst. Pascal en Wouter zijn het met maartje eens, maar dan zonder .NL er achter.

Het uiteindelijke besluit is om de naam Jongerenraad Borsele klein op de borst te plaatsen, JongerenraadBorsele.NL op de rechtermouw en de wegwijzer achterop, klein genoeg om niet te verwdijnen achter de muts.

Melanie vraagt hoe het staat met de middelbare scholentoer, Melanie wil dat de werkgroep PR hier mee aan de slag gaat, de voormalige touwtrekker Michiel doet niet meer mee. De datum 8 november 2008 wordt gekozen om hier 's middags aan te werken vanaf 13:00 uur.

Rosalie biedt aan om een weblogbericht over deze avond te schrijven.

Maartje vraagt wat er met het promotiemateriaal van de jongerenraad gebeurt. Melanie legt uit dat deze bij evenementen worden verspreid.

Wouter vraagt wie de films van de Movie Tour op de website plaatst, de maandag voor de Movie Tour. Karkau zal hier naar kijken. Arno zal de nieuwe busroutes van de Movie Tour bekijken, John zal hem mailen voor de poster.

10. Evaluatie

• Wouter vond het een goede vergadering ondanks dat enkele personen erg aanwezig waren.
• Rosalie sluit zich aan bij Wouter.
• John vond de vergadering snel voorbij, en was druk bezig met het schrijven van de notulen waardoor hij niet erg actief kon meedoen.
• Jurgen is teleurgesteld dat zijn agendapunten niet in de agenda is geplaatst.
• Maartje is een beetje teleurgesteld en heeft niet het gevoel dat er veel bereikt is.
• Pascal had last van afleiding maar vond dat de voorzitter het goed deed.
• Renco vond het leuk om een vergadering van PR mee te maken.
• Elvira vond het een goede vergadering en dat Melanie een goede voorzitter was, maar dat er weinig besproken is, afgezien van de truien.
• Karkau vond het een goede vergadering.
• Melanie vond het wel snel gaan, maar ook dat er geen echte dingen zijn besproken.

11. Sluiting

Voorzitter Melanie sluit de vergadering om 21:18 uur.